Rôle et responsabilités

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Prépare et assure le suivi des séances du conseil municipal et d’agglomération ;
• Assure le suivi du processus d’adoption, le classement et la mise à jour administrative des règlements ;
• Assure le suivi des échéances, notamment concernant les délais de prescription prévus par les lois, et des dossiers juridiques tels que : effectue les accusés de réception, prépare et achemine de la correspondance ;
• Assure la publication de l’ensemble des avis publics de la Ville et de la MRC des Laurentides ;
• Prépare, traite et achemine les documents nécessaires au processus d’ouverture des soumissions et comités de sélection et assiste à l’ouverture de celles-ci à titre de témoin ;
• Procède à la notification de procédures judiciaires ;
• Gère et organise les archives municipales sous l’autorité de la direction du service et en collaboration avec les services ;
• Assure la tenue à jour du site Internet relativement au contenu produit par le service (règlements, politiques, avis publics, ordre du jour, etc.) ;
• Prépare les modèles utilisés par le service et s’assure que l’ensemble des documents produits respecte les normes graphiques ainsi que le standard juridique et la forme établie;
• Traite les factures reçues par le service en collaboration avec la trésorerie, prépare les bons de commande et fait le suivi des budgets sous l’autorité de la direction du service ;
• Prépare et tient à jour le procédurier du service et participe à l’élaboration et à l’amélioration des processus du service ;
• Participe au processus de vente pour taxes ;
• Participe au processus d’élection et assiste le greffier lors de la tenue d’un référendum ou d’une élection ;
• Effectue des vérifications auprès de divers registres publics (registre foncier, registre des entreprises, etc.) ;
• Participe au suivi et à la gestion des divers contrats de la Ville ;
• Participe au traitement et au suivi des demandes d’accès à l’information, de réclamations d’assurances et au traitement des dossiers de litige ;
• Rédige, transcrit, révise, corrige, complète et tient à jour divers travaux, documents et procédures, tels que procès-verbaux, correspondance, formulaires, textes, rapports, tableaux, fiches, en suivant les instructions requises et en fait la vérification, la distribution, la codification et le classement ;
• Effectue et filtre des appels téléphoniques, prend des rendez-vous, convoque des réunions, fait des réservations et donne des renseignements pertinents concernant l’état des dossiers ;
• Collabore avec le personnel du service dans l’accomplissement de leur travail respectif ;
• Tient à jour l’agenda de son supérieur ainsi que l’agenda du service ;
• Accomplit du travail général de bureau tel que : assemblage, classement, expédition, photocopie de documents, mise sous enveloppe, vérification de listes ;
• Effectue les recherches nécessaires à l’exécution de ses tâches, classe et assemble des documents, compile, vérifie, corrige et enregistre des données pour préparer ou compléter divers travaux.

Les tâches mentionnées reflètent les responsabilités caractéristiques de l’emploi au poste identifié et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes. La présente description d’emploi n’est pas limitative en ce sens qu’elle ne peut empêcher la direction d’attribuer toute autre tâche ou travail relié à la fonction auquel la personne salariée est affectée.

Pour postuler