Rôle et responsabilités

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Reçoit des appels téléphoniques, répond aux demandes de renseignements, assure le suivi des messages téléphoniques;
• Reçoit, renseigne les gens à l’accueil, communique les procédures à suivre et collige les informations;
• Fait preuve de diplomatie, de tact et de fermeté avec les gens insatisfaits lorsque les relations sont tendues ou hostiles;
• Échange et assure la coordination des renseignements auprès des intervenants (inspecteurs municipaux, procureurs, sécurité publique, Société d’Assurance Automobile du Québec, Ministère de la Justice, SPCA et MRC);
• Recueille et effectue l’enregistrement avec précision des données des contrevenants, collige les renseignements concernant les faits en cause, ouvre un dossier, transmet les informations aux divers intervenants et en fait le suivi;
• Organise, classifie, archive la documentation selon les normes établies et agit comme personne de référence concernant la gestion documentaire du Service et la gestion d’archivage des documents, dossiers et fichiers;
• Rédige, dactylographie et imprime du texte, de la correspondance, des rapports, comptes rendus, tableaux, étiquettes ou autres documents;
• Utilise divers équipements de bureautique et différents progiciels d’application, voit à leur bon fonctionnement, rapporte les troubles et défectuosités et en avise son supérieur;
• Assure la conciliation (journalière ou hebdomadaire ou mensuelle) des paiements des infractions;
• Effectue le suivi des procédures administratives relatives à divers dossiers, documents et plaintes;
• Effectue les recherches nécessaires, classe et assemble des documents, compile, vérifie, corrige et enregistre des données pour préparer ou compléter divers travaux;
• Accomplit du travail général de bureau tel que : assemblage, classement, expédition, photocopie de documents, mise sous enveloppe, vérification de liste, etc.;
• Procède à des achats de formulaires et articles de bureau et surveille le niveau de l’inventaire;
• Tient à jour divers registres, dont entre autres, celui des présences du personnel du service;
• Dépouille, trie, estampille et distribue le courrier / Expédie et reçoit des colis;
• Exécute toute autre tâche connexe à son travail.

Les tâches mentionnées reflètent les responsabilités caractéristiques de l’emploi au poste identifié et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes. La présente description d’emploi n’est pas limitative en ce sens qu’elle ne peut empêcher la direction d’attribuer toute autre tâche ou travail relié à la fonction auquel la personne salariée est affectée.

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